fbpx
office manager

Jakie cechy powinien mieć dobry Office Manager?

Otóż dobry Office Manager (OM) powinien mieć umiejętność czytania w myślach szefa i mieć szklaną kulę. Dlaczego? Bo szef czasem myśli, że coś zlecił, ale tylko myśli. Natomiast OM ma wiedzieć, że szef mu to zlecił 😉

Dobrze, a teraz już na poważnie 😀

Dobry OM jest jak dobry software. Po prostu działa w tle. W swojej karierze wielokrotnie spotykałam się z sytuacją, gdzie zostało mi zlecone jakieś zadanie, które dawno wykonałam, a szefowi o nim przypomniało się tydzień po terminie. Po czym zwrócił się do mnie z pytaniem czy wykonałam swoją powinność lecz w momencie, kiedy kończył  swoje pytanie już wiedział, że tak. I zakończył konkluzją: “po co ja się Ciebie w ogóle pytam, skoro na pewno już to zrobiłaś”.

Cechy dobrego office managera

Kiedy myślę o najważniejszych cechach definiujących sukces na tym stanowisku, to przychodzi mi do głowy kilka, spośród których najważniejsze to: organizacja, komunikacja, planowanie i optymalizacja pracy oraz wydatków, a ponad to wszystko przyda się zimna krew. I wizerunek.

organizacja

Jeżeli chodzi o organizację, to mistrz Yoda jest niezastąpiony. Trzeba umieć zorganizować wszystko. Od pracy biura, zakupów, salek konferencyjnych, podróży służbowych po imprezy integracyjne czy też inne rzeczy czy sprawy. Na pewno będzie tego dużo i będą zdarzały się zlecenia nietypowe. Będziesz też koordynować różne rzeczy dlatego to, jak umiesz zorganizować siebie i swoje otoczenie, będzie miało wpływ tak wewnątrz firmy, jak również na zewnątrz.

komunikacja

O komunikacji niejedno już napisano. Najważniejsze z niej jest słuchanie, wyciąganie wniosków i prawidłowo formułowane komunikaty. Pamiętaj, że to przy Twoim biurku splatają się wszystkie drogi – jest ono sercem firmy. Dobrze zrobiony i przekazany komunikat usprawni i ułatwi pracę zarówno Tobie, jak i Twoim współpracownikom.

planowanie i optymalizacja

Planowanie i optymalizacja. Planuj, planuj i jeszcze raz planuj. To dotyczy wszystkiego: prac biura, komunikatów, zakupów, wydatków, współpracy z podwykonawcami, procedur, floty itd. A potem przyjrzyj się procesom i zastanów, co dobrze byłoby zoptymalizować.
I zrób to. Wszystkim wyjdzie to na zdrowie, zwłaszcza Tobie.

zimna krew

Zimna krew przyda się wielokrotnie. Drukarka nie działa, a masz oddać wydrukowany ważny raport na wczoraj? Zabrakło kawy? Komputer się zawiesił, a spotkanie właśnie się rozpoczyna? Nie trać głowy. Na wszystko można znaleźć rozwiązanie. Uśmiech załatwia wiele, a dystans pomaga w ostudzeniu emocji. 

wizerunek

And last but not least: dbaj o wizerunek. Ten offline i online. Dbaj przede wszystkim o wizerunek swojego pracodawcy, ale i swój. Dobrze przeprowadzony będzie procentował przez długie lata.

Oczywiście nie jest to pełny zestaw pożądanych cech. Niemniej tych kilka zdecydowanie ułatwia pracę jako Office Manager i buduje Twój wizerunek jako świetnego specjalisty.

Przewiń do góry

Czy zdążysz?
ostatnie sztuki mojej książki!

Zaufanie jest walutą przyszłości, dzięki której realizujesz swoje cele. 

Zaufanie wielu możesz zdobyć, jeśli będziesz umiejętnie budował swoją markę osobistą.

Moja książka „Wizerunek w social media” jest przewodnikiem, który przeprowadzi Cię przez cały proces. Zostały ostatnie sztuki, a nie będzie trzeciego wydania.

Sprawdź teraz!