Otóż dobry Office Manager (OM) powinien mieć umiejętność czytania w myślach szefa i mieć szklaną kulę. Dlaczego? Bo szef czasem myśli, że coś zlecił, ale tylko myśli. Natomiast OM ma wiedzieć, że szef mu to zlecił 😉
Dobrze, a teraz już na poważnie 😀
Dobry OM jest jak dobry software. Po prostu działa w tle. W swojej karierze wielokrotnie spotykałam się z sytuacją, gdzie zostało mi zlecone jakieś zadanie, które dawno wykonałam, a szefowi o nim przypomniało się tydzień po terminie. Po czym zwrócił się do mnie z pytaniem czy wykonałam swoją powinność lecz w momencie, kiedy kończył swoje pytanie już wiedział, że tak. I zakończył konkluzją: “po co ja się Ciebie w ogóle pytam, skoro na pewno już to zrobiłaś”.
Cechy dobrego office managera
Kiedy myślę o najważniejszych cechach definiujących sukces na tym stanowisku, to przychodzi mi do głowy kilka, spośród których najważniejsze to: organizacja, komunikacja, planowanie i optymalizacja pracy oraz wydatków, a ponad to wszystko przyda się zimna krew. I wizerunek.
organizacja
Jeżeli chodzi o organizację, to mistrz Yoda jest niezastąpiony. Trzeba umieć zorganizować wszystko. Od pracy biura, zakupów, salek konferencyjnych, podróży służbowych po imprezy integracyjne czy też inne rzeczy czy sprawy. Na pewno będzie tego dużo i będą zdarzały się zlecenia nietypowe. Będziesz też koordynować różne rzeczy dlatego to, jak umiesz zorganizować siebie i swoje otoczenie, będzie miało wpływ tak wewnątrz firmy, jak również na zewnątrz.
komunikacja
O komunikacji niejedno już napisano. Najważniejsze z niej jest słuchanie, wyciąganie wniosków i prawidłowo formułowane komunikaty. Pamiętaj, że to przy Twoim biurku splatają się wszystkie drogi – jest ono sercem firmy. Dobrze zrobiony i przekazany komunikat usprawni i ułatwi pracę zarówno Tobie, jak i Twoim współpracownikom.
planowanie i optymalizacja
Planowanie i optymalizacja. Planuj, planuj i jeszcze raz planuj. To dotyczy wszystkiego: prac biura, komunikatów, zakupów, wydatków, współpracy z podwykonawcami, procedur, floty itd. A potem przyjrzyj się procesom i zastanów, co dobrze byłoby zoptymalizować.
I zrób to. Wszystkim wyjdzie to na zdrowie, zwłaszcza Tobie.
zimna krew
Zimna krew przyda się wielokrotnie. Drukarka nie działa, a masz oddać wydrukowany ważny raport na wczoraj? Zabrakło kawy? Komputer się zawiesił, a spotkanie właśnie się rozpoczyna? Nie trać głowy. Na wszystko można znaleźć rozwiązanie. Uśmiech załatwia wiele, a dystans pomaga w ostudzeniu emocji.
wizerunek
And last but not least: dbaj o wizerunek. Ten offline i online. Dbaj przede wszystkim o wizerunek swojego pracodawcy, ale i swój. Dobrze przeprowadzony będzie procentował przez długie lata.
Oczywiście nie jest to pełny zestaw pożądanych cech. Niemniej tych kilka zdecydowanie ułatwia pracę jako Office Manager i buduje Twój wizerunek jako świetnego specjalisty.
